AGLAE

Petite Aglae est devenue grande

 « Notre association a gagné en dynamisme. Nous tournons comme une vraie petite entreprise ! »

Plus qu’une association, plus qu’un centre de loisirs, Aglae fait battre le cœur de Giberville. Victime de son succès et confrontée à une importante mutation démographique de la commune, Aglae s’est « professionnalisée » en travaillant son organisation interne et la mise en place d’outils de Gestion de ressources humaines (GRH).

Des jeux de toutes sortes, des ateliers ludiques et créatifs, la préparation et l’organisation d’évènements : le centre de loisirs Aglae éveille, à Giberville (5 000 habitants), les enfants de 2 ans et demi à 11 ans. « Nous essayons de stimuler leur curiosité, de les initier à différentes activités mais surtout de leur faire passer du bon temps en dehors de l’école et en attendant les parents. »

« Nous sommes ouverts à tous et quasiment toute l’année, précise Boris Gasnier, le directeur du centre de loisirs. En périscolaire, nous nous occupons d’une vingtaine d’enfants le matin dès 7h30 et d’une cinquantaine le soir jusqu’à 18h30. Nous les amenons à l’école et venons les chercher. Les mercredis, nous encadrons près de 70 enfants. Et pendant les vacances, de 110 à 120. » Les familles qui souhaitent confier leurs enfants à Aglae, souscrivent une adhésion à l’année. « La facturation se fait selon les jours de présence avec un tarif préférentiel pour les Gibervillais, qui représentent près de 75 % de nos adhérents, ajoute le directeur de la structure.»

Parents et animateurs au cœur du projet associatif

Association à but non lucratif, Aglae a été fondée en 1981, avec le soutien des Francas et de la commune, par quelques parents soucieux de mettre en place une politique éducative en faveur de l’enfance et de la jeunesse à Giberville.

Aglae est aujourd’hui encore gérée par un conseil d’administration constitué très majoritairement de parents bénévoles. « Nous voulons que nos membres soient au cœur des décisions. Nous avons aussi institué 5 commissions : budgétaire, pédagogique, vie associative, animateurs et personnel. Notre mode de fonctionnement est à la fois démocratique et structuré. Mais il n’en a pas toujours été ainsi… »

Une organisation entièrement rebâtie

En effet, Aglae a dû repenser son organisation lorsque ses effectifs ont commencé à s’accroître dès 2008. « Nous faisions face à une importante mutation démographique de Giberville. De nouvelles familles, avec des enfants en bas âge, s’installaient après la construction d’un tout nouveau lotissement, décrit Boris Gasnier. Entre 2008 et 2009, notre activité a augmenté de 40%. Et entre 2009 et 2012, de 20% supplémentaires ! Nous étions alors 3 animateurs, salariés permanents, et nous ne pouvions plus pallier les demandes… Il fallait nous ouvrir, rationnaliser les temps de travail, avoir une vraie organisation interne. » 

En 2011, l’association a ainsi sollicité le dispositif DLA pour définir une organisation interne adaptée et partagée. Elle a été accompagnée par « Territoires en mouvement » de septembre 2012 à janvier 2013. « Nous avons énormément échangé. Territoires en mouvement a pris en considération tous les éléments qui nous composaient pour que l’on construise nous-mêmes nos projets, détaille le directeur. Nous avons ainsi établi un programme de travail et fixé des objectifs. En particulier, au sujet de la gouvernance, l’organisation interne et l’écriture de notre règlement intérieur. »

Une GRH performante et structurante

En difficulté dans sa gestion des ressources humaines, Aglae a entrepris une totale remise à plat de son fonctionnement. En commençant par la rédaction d’un document unique de délégation. « Il s’agissait d’établir une base commune. Cette procédure permet de définir clairement qui fait quoi, entre le président, le conseil d’administration, le directeur. Nous avons ainsi réparti les responsabilités dans le cadre de missions précises : recrutement, signature des contrats de travail, gestion des congés…, poursuit Boris Gasnier. De là, nous avons créé les fiches de poste des animateurs et du directeur. »

De manière à s’assurer de la viabilité de l’association, le directeur a dû également quantifier le volume horaire de chaque activité. « C’est un exercice complexe mais qui permet véritablement de définir une organisation cible et de pointer nos priorités. Il a fallu réfléchir à l’organisation la plus optimale et la plus qualitative, tout en composant avec nos contraintes budgétaires. »

Un avenir et de l’envie

Formée, structurée, consciente de sa marge de progression, l’association a ainsi créé 2 CDI à temps partiel (27 h) et emploie aujourd’hui 7 salariés. « 5 CDI (2 temps plein, 3 temps partiels) et 2 contrats d’accompagnement dans l’emploi (CAE). »

Concentrés sur la stratégie, le développement associatif et la démarche qualité, les membres de l’association et l’équipe salariée envisagent l’avenir avec plus d’assurance mais surtout plus d’envie. « Nous avons de nouveaux projets en ligne de mire comme la réforme des rythmes scolaires. Nous sommes prêts et nous avons déjà présenté nos propositions à la ville, annonce Boris Gasnier. Nous venons par ailleurs d’entamer un nouveau DLA pour construire un plan pluriannuel d’objectifs avec la ville de Giberville. Et puis en 2015, nous solliciterons un autre DLA pour établir notre communication… Nous ne voulons plus subir les évènements mais les provoquer ! »